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Historia clínica

Requisitos para solicitar y reclamar copia de historia clínica

REQUISITOS PARA SOLICITAR Y RECLAMAR COPIA DE HISTORIA CLÍNICA

La historia clínica es un documento donde se registran los datos clínicos del paciente adquiridos durante la atención médica, los procedimientos realizados, el diagnóstico, tratamiento y el concepto del médico. La legislación colombiana, en la Resolución 1995 de 1999, señala que la historia clínica es un documento privado, sometido a reserva, la cual solo puede ser entregada al paciente o previa autorización del paciente a terceros o en los casos previstos por la Ley; por tanto le solicitamos cumplir con los requisitos que se mencionan a continuación:

La solicitud de copia de historia clínica puede ser de carácter presencial, diligenciando la solicitud para tal fin, según el tipo de solicitante, y adjuntando la fotocopia de su documento de identidad que lo acredite como persona autorizada para reclamarla. También realizar la solicitud vía telefónica cumpliendo con los requisitos. Si lo desea, la historia clínica podrá ser solicitada y enviada vía email previa inscripción de un correo electrónico al momento de la solicitud. 

NOTA: El uso dado a la información entregada será responsabilidad del usuario.

SOLICITUD PRESENCIAL 

Si el solicitante es el paciente debe presentar

-  Documento de identificación original
-  Contraseña
-  Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la Historia Clínica. Descargar pdf

Si el solicitante es un familiar o tercero autorizado por el paciente mayor de edad, debe presentar:

-  Documento de identificación original del solicitante. 
-  Copia del documento de identificación del paciente. 
-  Poder autenticado. 
-  Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la Historia Clínica. Descargar pdf

Si el solicitante es el padre /madre o representante legal de un paciente menor de edad, debe presentar:

-  Documento de identificación original del solicitante.
-  Copia del documento de identidad del paciente.
-  Copia de la documentación que lo acredite como representante legal y/o parentesco (registro civil de nacimiento o poder legal con fecha de expedición no mayor a 3 meses).
-  Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la Historia Clínica. Descargar pdf

Si el solicitante es un tercero autorizado por los padres o representante legal del menor de edad paciente debe presentar o enviar:

-  Copia del documento que lo acredite como representante legal del menor.
-  Copia del documento de identidad del menor de edad.
-  Documento de identidad original de la persona autorizada.
-  Diligenciar el formato de solicitud de copia de la historia clínica. Descargar pdf
-  Carta de autorización firmada por el padre o la madre o representante legal del menor y por la persona autorizada. Descargar pdf

Si el solicitante es un familiar de un paciente fallecido, debe presentar:

-  Documento de identificación original del solicitante.
-  Copia del registro civil de (nacimiento, matrimonio o declaración extra juicio según el caso con fecha de expedición no mayor a 3 meses) con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
-  Copia del registro civil de defunción o certificado de defunción, para demostrar que el paciente falleció.
-  Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la Historia Clínica paciente fallecido. Descargar pdf
 -  Motivo detallado de la solicitud de la historia clínica.

Si el solicitante es un familiar o representante legal de un paciente en estado de incapacidad y mayor de edad (inconsciente, con incapacidad mental o física) debe presentar:

-  Documento de identificación original del solicitante.
-  Copia del registro civil de nacimiento, matrimonio o declaración de unión marital de hecho (según el caso) con fecha de expedición no mayor a 3 meses, con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
-  Copia del certificado médico que evidencie el estado de discapacidad física o mental del paciente o sentencia del juez que falla la interdicción y el poder amplio y suficiente para realizar trámites en su nombre. 
-  Diligenciar el formato de Solicitud de copia de la Historia Clínica. Descargar pdf 
-  Motivo detallado de la solicitud de la historia clínica


Horario de atención para solicitud de historia clínica: lunes a viernes no festivos de 08:00 am a 01:00pm y de 02:00 a 05:00 pm.

SOLICITUD TELEFÓNICA Y/O VÍA WEB

-  Si el usuario tiene e-mail registrado en su historia clínica se podrá enviar copia de esta sin adjuntar ningún documento o formulario, siempre y cuando el correo de destino coincida con el registrado.

Aclaraciones:

-  La solicitud se debe enviar al correo electrónico:
Bogota: historiasclinicas.bogota@grupoemi.com
Medellín: historiasclinicas.medellin@grupoemi.com
Cali: historiasclinicas.cali@grupoemi.com
Eje Cafetero: historiasclinicas.ejecafetero@grupoemi.com

-  Por el tipo de servicio que brinda la compañía, las historias clínicas se archivan por día, ordenadas por servicio y no por usuario o por número de documento, por lo que puede resultar complejo encontrar los registros clínicos del usuario. Por tal motivo, el proceso demanda un tiempo mayor para acceder a las historias que en otra institución.

-  mi cuenta con un archivo físico en sus instalaciones, en el que reposan las historias clínicas de un determinado período de tiempo sujeto a su capacidad de almacenamiento. El resto de historias, reposan en las instalaciones de un proveedor externo. 

-  El personal de Servicio al Cliente debe solicitar las historias al archivo, siguiendo los canales de comunicación existentes en la compañía.

- Si el usuario requiere entre una (01) y cinco (05) historias clínicas y corresponden a registros que se encuentren en nuestras instalaciones, se podrán entregar el mismo día con un tiempo de espera no mayor a 20 minutos; pero si son superiores a cinco (05) servicios y/o se encuentran almacenadas por fuera de la sede, se tiene un plazo de 3 días hábiles para su entrega; puesto que el CAD deberá solicitarlas al proveedor externo. 

- Las copias de las historias clínicas solicitadas sin reclamar, se conservarán en el archivo hasta 8 días calendario a partir de la solicitud. Pasado este plazo serán eliminadas y, por tanto el usuario deberá solicitarlas de nuevo.

“Normas para el manejo de historias clínicas” Resolución 1995 de 1999 (Art. 1)

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley".

“INCAPAZ” (Según parámetros adicionados por la sentencia T-343 de 2008) “… Personas que se encuentren en estado de incapacidad física o mental para autorizar a terceros acerca del acceso a su historia clínica…”. “… La entrega de información médica a los responsables del paciente, cuando se trate de menores de edad o de personas totalmente incapaces, no quebranta el secreto profesional médico…. las personas que se encuentran en una situación de debilidad manifiesta, como es el caso del menor y del incapaz enfermo, reclaman el mayor cuidado, y éste no puede darse si sus representantes legales no reciben información….”.

Sentencia T-837/08: Según la doctrina constitucional citada, puede afirmarse que en la actualidad la Corte entiende que existen casos en los que la historia clínica debe ser entregada a los familiares, sin previa autorización, para lo cual se requiere que se satisfagan los requisitos definidos por la Corte en la sentencia T-158 A de 2008 y reiterados por las sentencias T-303 de 2008 y T- 343 de 2008.


Auditoría Médica / Grupo EMI / Septiembre de 2013 /